Hoe vaak heb je al een factuur of nota ontvangen die een warboel is, met een slechte opmaak en rondgestrooide informatie? Sommige facturen zijn zo cryptisch dat je je hersenen moet pijnigen om uit te zoeken wat precies wordt gefactureerd.
Maar dat hoeft in je bedrijf niet zo te zijn. Bij de voorbereiding van je juridische en zakelijke documenten mag je het uiterlijk en de uitstraling ervan nooit uit het oog verliezen. De medewerkers van https://thebluefactor.nl/kunnen je ook hiermee helpen. De documenten zijn net zo belangrijk als de diensten of producten die je levert en waarvoor je wordt vergoed. Duidelijke facturen zullen je niet alleen onderscheiden van de concurrentie, maar ze zullen je ook helpen sneller betaald te krijgen
Deel 1: Persoonlijke gegevens
Details over je bedrijf (of de volledige naam als je een freelancer bent), bedrijfslogo, contactinformatie, betalingsinformatie, enzovoort.
Sectie 2: De factuur informatie
De factuurkeuzes zoals uitgiftedatum – de datum van de factuur, netto termijnen, vervaldatum, valuta en postbusnummer moeten hier allemaal worden gespecificeerd.
Deel 3: De klant
De naam en het adres van de consument die je een rekening stuurt, staan in dit gedeelte.
Als u schrijft naar een organisatie met meerdere kantoren, moet u de juiste persoon of afdeling aanwijzen.
Het kan zijn dat dit niet de persoon is met wie je tijdens het project hebt gesproken, dus vraag zeker na wie verantwoordelijk zal zijn voor de betaling. In een klein bedrijf met drie werknemers is het gemakkelijk om uit te zoeken wat je doet; in grote bedrijven kunnen facturen echter zoekraken, vooral als er verwarring bestaat over wie bij welk project hoort.
Deel 4: Nummer en titel
De titel is meestal ‘Factuur’, hoewel het ook Fiscale Factuur, Pro-Forma, Snelle Factuur, kan zijn, afhankelijk van het type. Als je niet zeker bent, kies dan Factuur. Het factuurnummer is een unieke referentie-ID die wordt gebruikt in geval van correspondentie. Als je niet het type factuur weet, kan je voor voorfinanciering bij The Blue Factor terecht, zij kunnen je hier mee verder helpen.
Afdeling 5: Lijst van producten en/of diensten
De naam/omschrijving van het product of de dienst, de hoeveelheid, de prijs per eenheid, de korting (meestal in de vorm van een percentage), de belasting en het totaal aangerekende bedrag moeten alle duidelijk op de gespecificeerde lijst worden vermeld.
Wees zo specifiek mogelijk in uw beschrijving om te voldoen aan de voorwaarden die jij en je klant zijn overeengekomen. Controleer voortdurend op typefouten, grammaticale en rekenkundige problemen, want die laten een negatieve indruk achter en kunnen je reputatie schaden. Controleer je factuur zelfs drie keer voordat je hem verstuurt.
Tot slot
Dit is een vak waar je een persoonlijke boodschap of een notitie kunt schrijven waarin de voorwaarden van de factuur nader worden toegelicht. Als je bijvoorbeeld meer dan één betalingsmogelijkheid accepteert, kan je hier vermelden aan welke je de voorkeur geeft. Gaat het om een cheque, een bankoverschrijving of een PayPal-transactie?
Hoewel een vergoeding voor te late betaling niet de methode is die onze voorkeur geniet om tijdige betaling te eisen, mag je niet vergeten dat je dat ook hier kunt doen.
